オフィス移転に伴う業務は多岐にわたり、計画的に進めないと予期せぬトラブルや遅延が発生します。トラブルなく無事にオフィス移転を行うためにはチェックリストの作成がおすすめです。
ここでは、オフィス移転の時系列に合わせてやることをご紹介します。
移転先の物件を決めたあと、移転まで半年の段階にさしかかったら、いよいよ移転プロジェクトを立ち上げます。時系列でやるべきこともこの段階でチェックリストを作成しましょう。
マイルストーン（移転日、引越し会社との契約締結日、レイアウト決定日など）を設定し、逆算してタスクを割り振りましょう。余裕を持った計画を立てることで、移転に伴うトラブルを防ぎやすくなります。
移転に関わる引越会社、内装会社、IT設備会社などの会社を選定し、見積もりを取得しましょう。会社を比較検討する際は、価格だけでなく実績や対応力、サービス内容も考慮することが重要です。
移転前に、オフィス内の備品や不用品の整理を始めましょう。不要な家具や古い設備の処分を進めておくことで、引越し時に運ぶ荷物が減って作業が軽減されます。
新オフィスのレイアウトや内装デザインをこの段階で検討します。移転先のスペースに合わせて、従業員の作業スペース、会議室、共有エリアなどの配置を計画しましょう。今後の業務拡大や社員数の増加も見据えた柔軟なレイアウトを考えておくと、将来的な変更にも対応しやすくなります。
移転が間近に迫った段階では、従業員への情報共有やオフィス設備の整理が主な作業となります。
従業員が移転に伴う作業をスムーズに行えるよう、移転スケジュールや新オフィスのレイアウト、各自で準備してほしいことなどの情報を社内に周知します。引越まで通常どおり行う業務に支障が出ないよう、重要なスケジュールを再確認しておきましょう。
取引先や顧客に対して、移転のスケジュールや新オフィスの住所、連絡先の変更などを早めに伝えましょう。案内状やメールのテンプレートを用意し、スムーズに情報を共有できる体制を整えておくと、移転後の混乱を避けることができます。
オフィス移転の連絡は、取引先以外に以下の相手にも伝えることを忘れないでください。
新しいオフィスのネットワーク環境が整うよう、通信設備会社に連絡して設置日程を確保しましょう。オフィスの電話番号変更やメールアドレスの更新が必要な場合は、この時期に調整を行います。
移転当日から1ヶ月以内には、移転作業と新しいオフィスでの業務立ち上げを無事に完了させることが目標です。
移転当日は、プロジェクトチームが中心となり、引越会社や他の関係者と協力してスムーズに作業を進めます。家具や設備の搬入・設置状況などを確認し、トラブルが発生した場合には速やかに対応できるよう準備しておきましょう。
従業員が快適に作業できるよう、机や椅子の配置や収納スペースを微調整しましょう。IT設備の動作確認もこの時期に行います。
オフィス移転が完了した後は、旧オフィスの原状回復工事を行います。壁や床の補修、設備の撤去、清掃などを現オフィス解約日までに完了させましょう。
オフィス移転に伴い、行政や取引先への手続きも行います。
法人登記の変更期限は、移転したオフィスが本店と支店のどちらかで異なります。
本店の場合は移転日から2週間以内、支店の場合は移転日から3週間以内です。本店のほうが期限まで短いため、忘れないようにチェックリストに入れましょう。
法人登記の変更に伴い、税務署にも所在地変更の届出を行います。税務関連の通知が旧所在地に届かないように、迅速に対応しましょう。
社会保険や労働保険に関しても、管轄の事務所が変わる場合には手続きが必要です。保険事務所への届出も忘れずに行ってください。
大阪でオフィス移転を考えている場合、移転先のデザインについても気になるところですよね。当メディアでは、移転と合わせて“なりたいオフィス像”を形にできるデザイン力を持った会社を紹介しています。こちらも合わせてご確認ください。
オフィス移転は、事前準備と計画的な進行が成功のカギです。チェックリストを活用してやるべきことを整理し、各時期に応じたタスクを確実に進めることで、スムーズな移転を実現できます。
当メディアでは、移転と合わせて“なりたいオフィス像”を形にできるデザイン力を持った会社を紹介しています。こちらも合わせてご確認ください。
ここではオフィスの環境をどのようにしたいかという観点からおすすめのオフィスデザイン会社を紹介しています。
未来を見据えた空間設計を得意とし、各エリアの仕切りにはガラスや開口部を採用したり、エリア間にはコミュニケーションスペースを設け、偶発的な社員同士の交流やアイデアの共有を自然に促進する工夫を取り入れています。
2022年には年間1,300件以上*のオフィス仲介実績があり、そこで培ったノウハウを活かし、業種や規模に応じた理想のオフィス実現に向けた提案が得意です。
企業のビジョンを反映しながらブランド価値を高めるオフィスデザインを提案。
例えばオフィス内にロゴやデジタルサイネージを配置し、社員や来訪者にもブランドのメッセージを効果的に発信できる空間を設計するなど、企業の理念やカルチャーを直感的に感じ取れる環境を提供しています。
リリカラは仕事の内容に合わせて働く場所を自由に選択する働き方（ABW）にマッチしたオフィスデザインを得意とする企業。例えば、リモート推進等によりオフィスが縮小した場合も、さまざまな形状のデスクを活用したり、規則的な配置にとらわれず工夫を加えたりすることで、物理的な障壁を排除し、作業効率を高めるオフィスを実現しています。
*参照元：オフィスナビ公式HP（https://www.office-navi.co.jp/service/consulting/）